不管是公司内部,还是公司外部,经常会因为公事需要拜托别人,请求别人的帮助,特别是对于上司,如果有事情需要上司帮忙,应该如何写邮件才能不失礼呢?
明确拜托的事情和时间
正是因为我们拜托的是上级,所以明确清楚是最关键的,写的太罗嗦太长的话,上司不能很快知道你需要他做什么,相反的,没有说清楚的邮件也是不可以的。
这件事情着急吗,有空的方便的时候再处理也没关系吗,之类的,需要明确写清楚日期。不要让对方反复确认,而是正确清楚的说明事情和日期。
不要忽视细节。
首先,给上级写邮件,拜托上级帮忙的时候,在邮件开头写上「ご多忙のところ恐縮ですが」、「お忙しいところ恐れ入りますが」之类的,关心上级工作很忙,而自己冒昧打扰很抱歉的一些句子。
常用的拜托请求的邮件用语
・お願い申し上げます
・〜していただけませんでしょうか
・ご依頼申し上げます
・切にお願い申し上げます
・誠に厚かましいお願いですが
・事情をお察しいただき
・突然のお願いで
・誠に勝手なお願いで
・願えませんでしょうか
【例文 上司にプレゼン資料のアドバイスをもらう】
お疲れさまです。 山田です。
◯◯社に提出予定の△△プレゼン資料が完成いたしましたので、お忙しいところお手数をおかけしますが、アドバイスをいただけますでしょうか。
ぜひ経験豊富な◯◯部長にお力をお貸しいただきたく、何卒よろしくお願い申し上げます。
◯月◯日に同社との打ち合わせがあり、◯月◯日までにご返答いただけると幸いです。 何卒よろしくお願い致します。
我们可以看到,最后一段话清楚明确的写出了日期,什么时候拜托的,在什么时候之前回复就可以了,这样收到邮件的人就很容易判断什么时候回复,安排好自己的时间,看起来很清楚明白。
注意:
因为发邮件是互相看不到对方的,所以你的邮件内容就决定了对方对你的印象,如果用错了敬语或者说错了话,就很容易产生不好的印象,所以请参考摘录出的敬语和例子,尽量不要犯错。
应该特别注意的敬语和句子:
・了解しました→承知しました、かしこまりました
・ご苦労様です→お疲れさまです
・お世話様です→お世話になっております
・お身体ご自愛下さい→ご自愛下さい
・休みをいただいております→休みを取っております
・(社外の人に)◯◯社長が→◯◯が
・お客様がそう申しておりました→お客様がそうおっしゃっていました。
・資料は拝見されましたでしょうか→資料には目を通していただけたでしょうか
・先日私がお行きした際には→先日私がお伺いした時は
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